כל מי שהעביר אי פעם הרצאה, בכל נושא שהוא ובפני כל קהל שהוא, יודע עד כמה משפיע המקום שבו היא התקיימה. המפתחות העיקריים להצלחת האירוע הם כמובן התוכן ויכולות העברת החומר של המרצה, אבל גם לאנרגיות בחלל יש חשיבות רבה, גם אם מדובר במרכיב חמקמק שקשה להגדיר באופן מדויק. בהתאם בחירת המקום מחייבת תשומת לב, ובפרט התייחסות לנושאים הבאים:
נוחות
גם אם ההרצאה קצרה יחסית ובוודאי אם היא ארוכה, כל מי שמגיע אליה מצפה לישיבה נוחה. תנאים לא מתאימים פוגעים ביכולת הקשב ובאפקטיביות של הלמידה, ובמקרים רבים עלולים לגרום לחלק מהקהל לצאת באמצע ההרצאה.
בהתאם כל מי שמציע חדרי הרצאות להשכרה חייב קודם כל לדאוג לכיסאות איכותיים, גם מבחינת החומרים שמהם הם עשויים וגם בהיבט הארגונומי. מרכיב נוסף בנוחות הוא אולם מרווח, כך שהמרחק בין כיסא לכיסא לא יהיה קצר מדי.
עזרים טכנולוגיים
כדי להעביר הרצאה מעניינת באמת נדרשים עזרים טכנולוגיים שונים: אמצעי הקרנה, מערכת שמע, חיבור לאינטרנט וכו'. באופן טבעי כדאי מאוד שכל הציוד יהיה מתקדם וגם מתוחזק היטב, כדי שלא יתרחשו תקלות מביכות באמצע האירוע או רגע לפני שמתחילים.
עוד מרכיב חשוב למיצוי היכולות הטכנולוגיות המרשימות שמציע העולם במאה ה-21 הוא השירות בכל מתחם חדרי הרצאות להשכרה. הסיבה לכך היא שגם כשיש ציוד איכותי מאוד שנשמר היטב, עדיין עלולה לצוץ תקלה בזמן הכי לא מתאים, אבל אם הצוות במקום יודע איך להתמודד עם בלת"מים, אתם יכולים לשכור את חדר ההרצאות בלב שקט.
מבנה מותאם לאופי ההרצאה
החלל שמוצע להשכרה צריך להתאים לאופי האירוע. יש הרצאות שעבורן הסידור האופטימלי הוא תיאטרון, כלומר שורות של כיסאות שמונחים כך שלפני כל כיסא לא יהיה כיסא אחר אלא מרווח בין שני כיסאות, וזאת על-מנת לאפשר קשר עין בין כל המשתתפים באירוע לבין המרצה. אופציה נפוצה אחרת היא ישיבה סביב שולחן בצורת האות ח', ויש גם מצבים שבהם המרצה מעדיף לעמוד על במה כך שיש הפרדה בינו לבין הקהל.
מתחם שמציע מספר חדרי הרצאות להשכרה הוא כמובן לוקיישן מועדף, בזכות הסיכוי המרבי למצוא אולם מושלם לצרכים שלכם. גם כשישנם חדרים שאפשר לסדר אותם במספר אופנים ובגמישות רבה, תוכלו להגיע לסידור אופטימלי ובהתאם להעביר את ההרצאה ביעילות ובהצלחה.
עיצוב
אנשים שמגיעים להרצאה – בין אם מדובר בלקוחות, מתעניינים, עובדים שעוברים הכשרה או כל קהל אחר – מצפים בדרך כלל לחוויה הוליסטית. מעבר לידע שהם מקבלים, מועיל ומעניין ככל שיהיה, הם רוצים להיכנס לחדר מעוצב ומסוגנן ששוררות בו אנרגיות ייחודיות, כאלה שגם מייצרות תחושה נעימה של מקום מוכר ובמקביל גם יציאה מסוימת מהשגרה. עוד המלצה היא להעדיף מקומות שיש בהם גם אפשרות להוסיף כיבוד קל (אבל מושקע) כדי לוודא שכל האורחים בהרצאה מרגישים שמתייחסים אליהם בכבוד ומן הסתם מחזירים יחס דומה.
סביבה
הדגש האחרון, אבל הבהחלט לא פחות משמעותי כשבוחרים חדרי הרצאות להשכרה, הוא המיקום. אנשים אוהבים להגיע להרצאות במקומות מרכזיים ונחשקים, ובמיוחד אם באזור יש עוד מוקדי עניין – שאפשר לבלות בהם לפני או אחרי ההרצאה. כך למשל הסיטי של תל אביב, שמקנה גישה מהירה ונוחה לשדרות רוטשילד, לנווה צדק, לחוף הים וליפו, הוא לוקיישן אידיאלי להרצאות בכל התחומים.
