חברות שונות עורכות מגוון כנסים: לפעמים המטרה היא לכנס את העובדים כדי להביע הוקרה למי שמהווה את הבסיס להצלחת הארגון, לפעמים אורחי הכנס הם לקוחות פוטנציאליים והמטרה היא להפוך אותם ללקוחות משלמים, במקרים אחרים מוזמנים משקיעים בחברה ויש כמובן עוד סיבות לחפש אולם שיתאים לאופי הכנס ולמספר האורחים. באופן טבעי נדרשות החלטות רבות כדי שהאירוע יהיה מושלם, ואחת החשובות שבהן היא בחירת המקום שבו הוא יתקיים.
יוקרתי – אבל גם בגובה העיניים
כשבוחרים אולם כנסים לחברות, לאירוע מכל סוג שהוא, מצד אחד ישנו רצון למקום שמבטיח יציאה אמיתית מהשגרה – כדי להוסיף לכנס ארומה של חגיגיות ושל יוקרה. מצד שני מקום נוצץ יתר על המידה עלול להיתפש כמיופיף ועוד יותר מכך מנוכר, ולכן חשוב להקפיד גם על חלל שמצליח להיות מיוחד ומעניין ובמקביל להישאר בגובה העיניים. לא קל להגיע לאיזון מדויק בין שתי האיכויות הנ"ל, ואחד המפתחות החשובים לכך הוא ניסיון רב באירוח כנסים וביצירת סביבה מושלמת עבורם.
שירות קשוב ומחויבות מלאה להצלחה שלכם
עוד מרכיב משמעותי מאוד בהצלחה של כל כנס הוא רמת השירות והסיוע שתקבלו לקראתו. אולם כנסים לחברות שהעובדים בו מחויבים באופן מוחלט ומכל הלב לכל אחד ואחד מהלקוחות הוא גם המקום הנכון ביותר לערוך בו את הכנס – בזכות השקט הנפשי והידיעה הוודאית שכל בקשה תזכה למלוא תשומת הלב ותטופל במקצועיות רבה.
שירות קשוב חשוב גם מבחינת היכולת של מארגני הכנס לסמוך על אנשי האולם בזמן הכנס, ובפרט אם יתרחש בלת"מ כלשהו. גם שינויים של הרגע האחרון יוכלו לקבל מענה מקיף ואפקטיבי, ואם לוקחים בחשבון את רמת המתח הבלתי נמנע לקראת הכנס, הרי שהתרומה לשקט הנפשי של אולם איכותי היא קריטית.
מיקום מרכזי אבל לא בנלי
מיקום האולם מהווה גם הוא נושא שיש להקדיש לו תשומת לב. הנקודה הראשונה היא נגישות, כך שכל מי שצפוי להשתתף בכנס יוכל להגיע אליו בקלות. המיקום המרכזי צריך לקחת בחשבון אמצעי הגעה שונים – תחבורה ציבורית, רכב פרטי (ובמיוחד כמובן כשמדובר בכינוס שנערך בתל אביב, שמציבה אתגר של ממש בכל מה שקשור לחנייה. הסדרי חנייה עם חניון סמוך הם כמעט חובה ובעצם לא כמעט אלא חובה), אופניים וכו'.
הנקודה השנייה היא עניין. אחד מ"סודות" ההצלחה של כנסים הוא היכולת שלהם לייצר חוויה של יציאה מהשגרה, ולשם כך נדרש גם מקום שאינו בנלי אלא כזה שיש בו מרכיב יוצא דופן ומעניין.
טכנולוגיה
במאה ה-21 אין כנס שלא כולל תכנים שלצורך הצגתם נדרשים אמצעים טכנולוגיים מתקדמים. בפרט מדובר על מקרן איכותי, מסכים שמבטיחים תצוגה חדה וברורה ולרוב גם מערכת סאונד משוכללת. וויי-פיי יציב וחזק נדרש גם הוא בדרך כלל, ועל-מנת להבטיח תנאים סביבתיים אופטימליים רצוי מאוד שגם מערכות התאורה ומיזוג האוויר יהיו האיכותיות ביותר שיש.
בנוסף לטכנולוגיות, כדאי להתרשם גם מהעיצוב של כל אולם כנסים לחברות מבחינת גמישות הסידור של החלל בהתאם למספר האורחים בכנס, נוחות הישיבה וכו' – כל מה שצריך כדי שהתנאים שבהם מתקיים האירוע יהיו אופטימליים ואתם תוכלו להתרכז בתוכן שלו.
