רוצים לדעת כיצד לארגן אירוע בצורה מוצלחת יותר וקלה יותר? יש לנו כמה וכמה טיפים חשובים בשבילכם. ראשית, נספר כי אפשר להתייחס לארגון אירועים בתור סוג של מדע. התייחסות שכזאת מביאה לכך כי יש צעדים של "מותר" ויש צעדים של "אסור". אנו מעדיפים לראות את ארגון האירועים בתור אומנות. יש כללים שיכולים לעזור אבל אפשר להרגיש חופשיים לשנות פה ושם, כאשר מרגישים כי יש לכך מקום.
ארגון אירועים ואיך יוצרים חוויה מסודרת
אנו תמיד בעד להפוך את החיים לפשוטים יותר. לפני שנסביר, שימו לב: גם אם אתם מתייחסים לאירוע המתקרב בתור עניין רציני, מוטב כי תזכרו כי גם הארגון שלפני יכול להיות חוויה. אם נדמה לכם כי ארגון אירועים הינו מטלה מעיקה, מפרכת ואף מעצבנת, אולי ראוי שתפנו למפיק אירועים מקצועי. אך גם אם אתם מגיעים מתוך כוונה להתייחס אל הארגון כאל חוויה, אין סיבה להפוך את החיים למורכבים כשאפשר לפשט.
יש לנו כלל, אנו תמיד בעד פשטות ובעיקרו של דבר זה פשוט לעבוד מסודר. פתחו את האקסל, קחו דף ועיפרון או השתמשו באפליקציה, אך קודם כך הכינו רשימה. ברשימה אתם מכניסים כמה דברים. קודם כל רעיונות. נתקלתם ברעיון טוב? רשמתם. הציעו לכם ספק מוצלח? רשמתם. ובעיקר, רשמו כל מה שנרמה לכם כי חייב להיות באירוע. מתאורה, דרך עשן, שיר לחופה, עיצוב שולחנות ועד למגנטים לאורחים.
מתגו את האירוע (ולמה זה חשוב?)
לפני שיוצרים קשר עם ספקים שהופכים את האירוע למה שהוא, החליטו על מיתוג האירוע. אל תיבהלו מהמילה מיתוג. הרעיון הוא פשוט, לחשוב על קונספט. לא נגזים אם נאמר שהקונספט הוא מעין מפת דרכים. הוא עוזר לכולנו להתכוונן ולהישאר מפוקסים. למשל, אם האירוע המתקרב הוא חתונה והקונספט שנבחר הוא "חתונה לבנה" הרבה מאוד דברים נגזרים מכך. אופי עיצוב האולם, בחירת מנות מסוימות כתפריט מרכזי, אופי הלבוש, התאורה, הפרחים וכן הלאה. הגדרתם אירוע בנוסח שוק איכרים? אין ספק שאירוע כזה ייראה שונה לחלוטין. הוא יעוטר בדוכנים בסגנון שוק, אפשר להוסיף שלטים בהתאם, לפזר ארגזים עם הפתעות וכיוצא בזה. בחירת מיתוג וקונספט עוזרים ליצירתיות וגם הופכים את הארגון כולו למהנה ויעיל יותר. אגב, לצד בחירת הקונספט אנו מציעים להתכוונן על תקציב מסוים. אירוע יוכל להיות מוגדר כיוקרתי או כסולידי, וכדאי שתהיו מודעים בשלב זה למידת ההשקעה הרצויה. ואם אין לכם עדיין רשימת מוזמנים, זה בדיוק הזמן להכין רשימה שכזאת.
תאריך ומקום, שניים שהם אחד
יש שממליצים לבחור את מקום האירוע ורק אחר כך לבחור תאריך. אנו מציעים להחליט על מקום רק לאחר שיש לכם תאריך מתאים. בארגון של אירועים, יש לתאריך אלמנט מאוד משמעותי. זה לא רק מועד בלוח השנה. יש תאריכים יותר מבוקשים, שהופכים את האירוע ליקר יותר מעצם הגדרתו. אם בוחרים תאריכים פחות מבוקשים (למשל, חתונת חורף או חתונה באמצע השבוע) אפשר להוזיל כמעט כל מרכיב בהפקה. המקום יהיה פחות יקר. גם הקייטרינג קרוב לוודאי יהיה זול יותר. אפילו שמלת החתונה תהיה זולה יותר וכך גם רכב החתן כלה, הצלם וכן הלאה והלאה. אחרי שיש תאריך ומקום, אפשר להתפנות ליתר הסידורים. די ג'י, צלם, מגנטים לאירועים, הפתעות לאורחים, כל מה שצריך כדי לסגור את כל הקצוות.
